Бывает так, что вам необходимо провести массовое мероприятие – корпоратив, награждение отличившихся работников или коллективное празднование юбилея учреждения. Без паники!
Прежде всего, необходимо составить план подготовки массового мероприятия. Мы предлагаем составлять его в виде таблицы. В таблицу мы вносим подготовительные мероприятия с указанием даты, ответственного за пункт исполнителя. После составления плана подготовки необходимо составить тайминг и написать сценарий проведения мероприятия, об этом можно прочитать здесь.
План подготовки массового мероприятия может включать следующие пункты.
- Время и место проведения мероприятия, его длительность. Пункт подразумевает, что необходимо устно либо в форме договора арендовать помещение. Это важнейший пункт, и им необходимо заняться в первую очередь. Также, составить схему расстановки (где расположена сцена, посадочные места, фуршетные столы, гардероб и т.д.). Определить рассадку гостей и кто их будет рассаживать.
- Круг участников мероприятия с подсчетом их количества. Если вы планируете приглашать официальных лиц, необходимо решить, как это сделать (разослать открытки, оповестить лично, по электронной почте, официальным письмом). Как оповестить всех остальных участников мероприятия (афиша, рассылка открыток, сообщений, собрание работников). Заказать необходимую печатную продукцию и ее дизайн.
- Эскиз или схема оформления помещения. Решить, какие нужны декорации, кто, когда и как будет украшать зал и кто уберет все это после мероприятия.
- Подарки (наименование, количество). Сувенирная продукция для всех участников праздника, подарок юбиляру, награды и грамоты для отличившихся членов коллектива, цветы. Заказ всего этого заранее. Определение человека, который будет вручать подарки, цветы, грамоты. На эту роль обычно берут симпатичную молодую девушку.
- Дресс-код участников мероприятия. При проведении официальных мероприятий этот пункт необходим.
- Организация, предоставляющая услуги питания. Это может быть банкет в ресторане, фуршетный стол, кейтеринг, аренда автоматов по приготовлению кофе, сладкой ваты, попкорна. Тут же – составить меню, заключить договоренности о питании.
- Необходимое оборудование (звуковое, видео- или иное). Заключить договор об аренде, найти человека, обслуживающего это оборудование.
- Артисты, развлекательная программа. В случае если планируется приглашение иногородних артистов, начать нужно с составления договоров, обсуждения репертуара, райдеров, организации перелета/проживания. Если же нанимаются местные артисты, необходимо договориться с ними или их агентами по ключевым пунктам. В случае выступления самодеятельности – запланировать репертуар, время и место проведения репетиций.
- Ведущий. Договоренность с ним, время работы, сценический образ. В случае найма иногороднего ведущего см. пункт 8. При исполнении этого пункта нужно решить, будет ли ведущий читать текст сценария с листа, либо импровизировать. Второй вариант не советуем, это большой риск испортить все мероприятие.
- Музыкальное сопровождение. Помимо непосредственно концертных номеров, для оживления мероприятия должна постоянно звучать подходящая фоновая музыка. Решить, кто будет вовремя включать фон.
- Фото и видеосопровождение мероприятия. Договоренность, время работы, особые указания (например, снимать директора фирмы только с левого ракурса, бывает и такое).
- Обслуживание мероприятия: гардеробщики, официанты, охрана, уборка после.
- Логистика. Кто, куда и на чем будет передвигаться в случае проведения мероприятия в двух и более местах. Заказ транспорта и водителей.
- Кто и как оплачивает все эти пункты. Будет ли это составление официальных договоров с безналичным перечислением, либо вручение наличных под расписку.
